Rezept zum Backen eines gelungenen Events

Als aller erstes solltest du dir Gedanken machen, nicht ob, sondern welches Projektmanagementtool du verwendest. Es dient der Erfassung aller Aufgaben samt deren Unterpunkten. Diese kannst du dann den verantwortlichen Personen zuordnen. Dabei ist es wichtig, Deadlines im Vorfeld klar zu definieren, sodass jeder im Klaren darüber ist, welches Zeitfenster ihm zur Verfügung steht. Nutze dieses Tool durchgängig im Rahmen der Eventorganisation. Es wird dir später helfen, den Überblick zu behalten. Welches Tool du nimmst, hängt von deinen persönlichen Präferenzen ab. Wir arbeiten beispielsweise mit wrike da es sich gut für Agenturen eignet. Es gibt aber noch weitere (Beispiele).

Falls du noch keine genaue Vorstellung hast, wie dein Event ablaufen soll oder verschiedene Menschen mit unterschiedlichen Vorstellungen zusammenkommen, ist eine Brainstormingrunde ein elementarer Schritt am Anfang jeden Events. Hier fließen gegebenenfalls auch die ersten Vorgaben deines Auftraggebers beispielsweise zu Gästeanzahl und Budget mit ein. Nachdem sich herauskristallisiert hat, worauf der Fokus gelegt werden soll, kann in die Konzeptionsphase übergegangen werden.

Beginne die Konzeptionsphase damit, die Ziele der Veranstaltung klar zu definieren. Lege im Anschluss die generelle Ausrichtung und den Stil sowie das Motto deines Events fest. Ebenso ist es wichtig, die Gästezahl gleich zu Beginn festzulegen, da mit ihr auch die Größe der Veranstaltung steht und fällt. Anhand dessen lässt sich der Ablaufplan besser erstellen, den du zu diesem Zeitpunkt auch angehen solltest. Dieser ist damit noch nicht in Stein gemeißelt, vermutlich musst du im Laufe der Vorbereitungen Anpassungen vornehmen. Teil eines jeden Rezepts sind die Zutaten im Falle eines Events die Module. Egal ob Set-up inkl. Möblierung und Deko, Catering, Unterhaltungsprogramm, Veranstaltungstechnik, Printmedien oder was dir sonst noch einfällt. Lege fest, was bei deinem Event nicht fehlen darf!

Spätestens jetzt kommt der Zeitpunkt, an dem du dir Gedanken über die Kosten machen solltest und wie viel du bereit bist, für jedes der einzelnen Module zu bezahlen. Liste dazu tabellarisch alle Kostenpunkte auf und budgetiere diese. Wenn du dir nun im nächsten Schritt die Angebote für die unterschiedlichen „Zutaten“ einholst, wirst du schnell feststellen, was realisierbar ist und gegen welche Optionen du dich entscheiden solltest. Gegebenenfalls ist es auch notwendig, die Budgetierung etwas anzupassen, falls deine Vorstellung nicht mit den Ergebnissen übereinstimmen.

Nachdem du jetzt selbst eine Vorstellung davon hast, wie die Veranstaltung aussehen und ablaufen soll, folgt nun die Vorstellung des Konzeptes bei deinem Auftraggeber. Trage dazu alle Informationen übersichtlich und leicht verständlich zusammen. Greife auf Bilder zurück, um deine Vorstellung so einfach und genau wie möglich zu transportieren.