Rezept zum Backen eines gelungenen Events
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Wenn du das Wort Event hörst, denkst du bestimmt gleich an eine riesige Veranstaltung mit großen Menschenmassen und viel Spektakel. Ein Event ist genauso gut eine Weihnachtsfeier, ein Firmenjubiläum oder eine Gartenparty. Egal wie groß oder klein deine Veranstaltung sein wird, am Ende wollen wir doch alle, das sie gelingt und hält, was sie verspricht. Dabei musst du nichts dem Zufall überlassen. Nachfolgend zeigen wir dir die wichtigsten Schritte zum Backen eines erfolgreichen Events.
Projektmanagementtool
Als aller erstes solltest du dir Gedanken machen, nicht ob, sondern welches Projektmanagementtool du verwendest. Es dient der Erfassung aller Aufgaben samt deren Unterpunkten. Diese kannst du dann den verantwortlichen Personen zuordnen. Dabei ist es wichtig, Deadlines im Vorfeld klar zu definieren, sodass jeder im Klaren darüber ist, welches Zeitfenster ihm zur Verfügung steht. Nutze dieses Tool durchgängig im Rahmen der Eventorganisation. Es wird dir später helfen, den Überblick zu behalten. Welches Tool du nimmst, hängt von deinen persönlichen Präferenzen ab. Wir arbeiten beispielsweise mit wrike da es sich gut für Agenturen eignet. Es gibt aber noch weitere (Beispiele).
MEINUNG
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Gehe bei der Planung deines Events strukturiert vor und priorisiere deine einzelnen To-Do’s bzw. Schritte – so behältst du garantiert den Überblick!
Brainstorming & Konzeption
Falls du noch keine genaue Vorstellung hast, wie dein Event ablaufen soll oder verschiedene Menschen mit unterschiedlichen Vorstellungen zusammenkommen, ist eine Brainstormingrunde ein elementarer Schritt am Anfang jeden Events. Hier fließen gegebenenfalls auch die ersten Vorgaben deines Auftraggebers beispielsweise zu Gästeanzahl und Budget mit ein. Nachdem sich herauskristallisiert hat, worauf der Fokus gelegt werden soll, kann in die Konzeptionsphase übergegangen werden.
Beginne die Konzeptionsphase damit, die Ziele der Veranstaltung klar zu definieren. Lege im Anschluss die generelle Ausrichtung und den Stil sowie das Motto deines Events fest. Ebenso ist es wichtig, die Gästezahl gleich zu Beginn festzulegen, da mit ihr auch die Größe der Veranstaltung steht und fällt. Anhand dessen lässt sich der Ablaufplan besser erstellen, den du zu diesem Zeitpunkt auch angehen solltest. Dieser ist damit noch nicht in Stein gemeißelt, vermutlich musst du im Laufe der Vorbereitungen Anpassungen vornehmen. Teil eines jeden Rezepts sind die Zutaten im Falle eines Events die Module. Egal ob Set-up inkl. Möblierung und Deko, Catering, Unterhaltungsprogramm, Veranstaltungstechnik, Printmedien oder was dir sonst noch einfällt. Lege fest, was bei deinem Event nicht fehlen darf!
Budgetkalkulation & Angebote einholen
Spätestens jetzt kommt der Zeitpunkt, an dem du dir Gedanken über die Kosten machen solltest und wie viel du bereit bist, für jedes der einzelnen Module zu bezahlen. Liste dazu tabellarisch alle Kostenpunkte auf und budgetiere diese. Wenn du dir nun im nächsten Schritt die Angebote für die unterschiedlichen „Zutaten“ einholst, wirst du schnell feststellen, was realisierbar ist und gegen welche Optionen du dich entscheiden solltest. Gegebenenfalls ist es auch notwendig, die Budgetierung etwas anzupassen, falls deine Vorstellung nicht mit den Ergebnissen übereinstimmen.
Kundenpräsentation
Nachdem du jetzt selbst eine Vorstellung davon hast, wie die Veranstaltung aussehen und ablaufen soll, folgt nun die Vorstellung des Konzeptes bei deinem Auftraggeber. Trage dazu alle Informationen übersichtlich und leicht verständlich zusammen. Greife auf Bilder zurück, um deine Vorstellung so einfach und genau wie möglich zu transportieren.
Feedback umsetzen & Angebot schreiben
Es kann durchaus sein, dass manche Details nicht den Vorstellungen deines Auftraggebers entsprechen. Daher ist es wichtig, bei der Kundenpräsentation genau auf das Feedback zu achten, da du im Anschluss darauf eingehen und es umsetzen musst. Nachdem das Event nun den Vorstellungen deines Auftraggebers entspricht, schreibst du ein Angebot, indem du alle zu erwartenden Posten samt ihren Kosten aufführst. Nachdem du die Bestätigung für dein Angebot erhältst, kannst du direkt damit loslegen, die einzelnen Dienstleister zu beauftragen.
Koordination aller Leistungsträger
Im vorangegangenen Punkt solltest du für dein Angebot das finale „Go“ erhalten haben. Nun geht es an die Umsetzung. Der Bauzeitenplan muss mit allen Akteuren detailliert besprochen werden, sodass jeder genau weiß, was er zu tun hat. Deine Verantwortung ist es, die Antworten auf Fragen wie: Wer muss wann wo sein? Wer braucht was zu welchem Zeitpunkt? genau zu geben.
Veranstaltungsdurchführung
Der große Tag steht an. Kommt der Kuchen so aus dem Ofen, wie du ihn dir vorgestellt hast als du ihn reingeschoben hast? Als Hauptverantwortlicher des Events hast du schon früh am Veranstaltungsort zu sein und auch einer der letzten, der ihn verlässt. Die Betreuung der gesamten Veranstaltung von Aufbau über die Veranstaltung bis zum Abbau liegt in deinen Händen. Zudem bist du Ansprechpartner für alle Probleme, Änderungen, Fragen und ähnliches, die an so einem Tag noch spontan auftauchen.
Abschluss und Abrechnung
Du hast es geschafft. Das Event ist durch und es hat dir hoffentlich geschmeckt. Noch viel wichtiger ist es, dass es deinem Auftraggeber gemundet hat. Daher ist es nun an der Zeit, sein Feedback einzuholen. Sei auch hier wieder sehr aufmerksam. Im Falle, dass du erneut von ihm für die Organisation und Durchführung einer Veranstaltung beauftragt wirst, hast du es nun deutlich einfacher aufgrund der ganzen Erfahrungen und Rückmeldungen, die du bereits gesammelt hast.
Es folgt zu guter Letzt noch die Abrechnung aller Leistungsträger und im Anschluss die Abrechnung mit deinem Auftraggeber. Schließlich muss sich der Aufwand auch für dich lohnen.
Wie bei jedem Rezept fallen dir zum Schluss Dinge auf, die du in der Vorbereitung anders hättest machen sollen. Schreibe diese Punkte auf, sodass du bei deinem nächsten Event daraus lernst.
Zu guter Letzt sei noch gesagt, dass du bei manchen Events dein eigener Auftraggeber bist und somit selbst für die Punkte verantwortlich bist, die in diesem Text dem Auftraggeber zugeschrieben sind.